Pobieranie opłat za żywność

Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 ogólnopolskie organizacje partnerskie nieodpłatnie przekazują artykuły spożywcze do organizacji partnerskich regionalnych, a te, także nieodpłatnie, wydają je bezpośrednio bądź za pośrednictwem lokalnych organizacji partnerskich, odbiorcom  końcowym. Wobec powyższego organizacje partnerskie nie mają podstaw prawnych do pobierania opłat za przekazywanie paczek żywnościowych finansowanych w ramach PO PŻ 2014-2020. Pobieranie opłat za żywność jest niezgodne z Programem Operacyjnym na jakimkolwiek etapie realizacji działań zarówno pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w łańcuch dystrybucji, od zaangażowanych podmiotów zewnętrznych (interesariuszy programu) czy też osób potrzebujących. 

Koszt transportu artykułów żywnościowych z OPR do OPL

Zgodnie z zapisami wytycznych Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczących działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016, minimalne standardy dotyczące transportu dla regionalnych organizacji partnerskich określają, że zapewnienie dostarczenia artykułów spożywczych do lokalnej organizacji partnerskiej (OPL) może nastąpić z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, w tym także transportu OPL, na warunkach ustalonych wspólnie w umowie na dystrybucję artykułów spożywczych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że ryczałt w wysokości 5% z tytułu kosztów administrowania, magazynowania i transportu stanowi jedynie dofinansowanie do realizacji zadań organizacji partnerskich w ramach PO PŻ 2014-2020.  W przypadku, gdy organizacja partnerska zidentyfikuje konieczność pozyskania dodatkowych środków na transport, w opinii IZ nie ma przeciwwskazań do uzyskiwania dodatkowego wsparcia przez organizacje partnerskie w zakresie pozyskiwania środków finansowych w celu obsługi realizacji Programu związanej z transportem, administracją i magazynowaniem, o ile nie wiąże się to z pobieraniem jakichkolwiek opłat za żywność wydawaną osobom potrzebującym na jakimkolwiek etapie realizacji Programu. Jednakże IZ nie określa sposobu pozyskiwania i przekazywania środków finansowych organizacjom partnerskim ponieważ środki te nie są elementem systemu przepływów finansowych w ramach Programu Operacyjnego. Kwestie te powinny zostać uregulowane pomiędzy OPR a OPL w umowie/porozumieniu.

Jak należy interpretować zapis w Programie Operacyjnym umożliwiający dokonywanie dwuprocentowych przesunięć żywności pomiędzy województwami?

Komisja Europejska rozumie zapis PO Pomoc Żywnościowa dotyczący potencjalnych dwuprocentowych przesunięć żywności pomiędzy województwami w taki sposób, że odnosi się on do alokacji wojewódzkiej. Wynika to bezpośrednio z tekstu PO, w którym zapis ten następuje bezpośrednio po opisie metody obliczania alokacji wojewódzkich: „procentowy podział na województwa wartości pomocy dla osób potrzebujących w oparciu o wskaźniki: zagrożenia ubóstwem relatywnym, zagrożenia niską intensywnością pracy, zagrożenia głęboką deprywacją materialną (50/25/25), przy czym dopuszcza się przesunięcia pomiędzy województwami, jednak nie większe niż +2%, -2%”.

Podczas negocjacji dotyczących tego zapisu intencją Komisji było zapewnienie pewnej elastyczności w razie tymczasowych trudności wdrożeniowych na niewielką skalę. Interpretacja tych 2% jako odnoszących się do szczebla krajowego pozwalałaby na znaczne przesunięcia żywności pomiędzy województwami. Tego typu arbitralne przesunięcia nie są dozwolone, gdyż mogłyby skutkować niezaspokojeniem potrzeb wielu osób z powodu braku odpowiedniego zarządzania, brakiem wysiłków lokalnych organizacji partnerskich w zakresie docierania do osób najbardziej potrzebujących na obszarach oddalonych bądź nieobecnością lokalnej organizacji partnerskiej na tych obszarach.

Komisja wyraziła już swój sprzeciw wobec zmiany interpretacji tego zapisu podczas Corocznego Spotkania Przeglądowego, które odbyło się w październiku 2015 r. Dowody pokazują, że duża część odbiorców nadal nie otrzymuje wsparcia z powodu braku struktur wdrożeniowych (lokalnych organizacji partnerskich). Należy unikać znaczących przesunięć środków do województw, gdzie wdrażanie przebiega efektywniej, gdyż skutkowałoby to utrzymaniem bieżących problemów strukturalnych.

Czy aktywizacja członków organizacji poprzez wolontariat może być kryterium uprawniającym OPL do udziału w dystrybucji żywności z Programu FEAD (Trybunał Obrachunkowy w sprawozdaniu za rok 2009 uznał poprzedni Program PEAD za bardzo ważne narzędzie rozwoju potencjału organizacji pozarządowych). Czy powyższe kryterium – aktywizacja wolontariatu – jest uwzględnione w systemie nadzoru dotyczącego realizacji FEAD?

Działalność w ramach wolontariatu nie stanowi obligatoryjnego kryterium wyboru organizacji partnerskich do udziału w Programie, jednakże jest bardzo istotna z punktu widzenia realizacji celów Funduszu i rozwoju potencjału organizacji partnerskich, a także tworzenia nowych organizacji, zwłaszcza w tych regionach, w których sieć organizacji pozarządowych jest słabiej rozwinięta. 

Czy środki z pomocy technicznej przewidziane na promocję Programu mogą być udostępniane OPR i OPL na lokalne działania informacyjno-promocyjne mające na celu dotarcie do większej grupy odbiorców oraz na promocję Programu wśród potencjalnych odbiorców oraz potencjalnych OPR-ów?

Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 „Jednym z najważniejszych czynników, które będą decydować o sprawnym wdrażaniu PO PŻ jest zapewnienie odpowiedniej zdolności administracyjnej instytucji uczestniczących w systemie realizacji PO PŻ. Muszą one dysponować odpowiednim potencjałem kadrowym oraz zdolnością do sprawnej realizacji zadań, co ma kluczowe znaczenie dla procesu realizacji PO PŻ na każdym etapie jego wdrażania”. Wobec powyższego środki pomocy technicznej mogą być wykorzystane m.in. na pokrycie kosztów zatrudnienia pracowników, opracowanie i utrzymanie systemów informatycznych, organizację konferencji, spotkań, wyjazdów służbowych, przygotowanie analiz, ekspertyz, finansowanie kosztów ewaluacji, realizację działań informacyjno-promocyjnych. Dodatkowo w ramach pomocy technicznej kwalifikowalne są koszty szkoleń organizowanych przez Instytucję Zarządzającą oraz Instytucję Pośredniczącą dla organizacji partnerskich w ramach budowy potencjału tych organizacji. Wobec powyższego Instytucja Zarządzająca zrealizowała już szereg spotkań w regionach oraz szkolenia dla kadry OPO i OPR w 2015 r. Ponadto w 2016 r. jednym z celów realizacji działań informacyjno-promocyjnych będzie ukierunkowanie na szerzenie informacji o POPŻ i powiększanie potencjału organizacji pozarządowych, mając na uwadze ograniczenia w zakresie sieci współpracy OPO. Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 beneficjentami pomocy technicznej są tylko  państwowe jednostki budżetowe i państwowe osoby prawne tj. Agencja Rynku Rolnego (Instytucja Pośrednicząca), Ministerstwo Finansów (Instytucja Audytowa i Instytucja Certyfikująca), MRPiPS (Instytucja Zarządzająca).

Jaki rodzaj procedur kontrolnych będzie mieć zastosowanie do wydatków wyrażonych w zryczałtowanej wysokości? Co będzie przedmiotem kontroli wydatkowania kwoty zryczałtowanej? Jakie dokumenty organizacje partnerskie będą zobowiązane przedstawić w przypadku środków towarzyszących a jakie w przypadku kosztów administracyjnych, kosztów transportu i magazynowania?

Ze względu na występowanie kwot zryczałtowanych wymagane jest, aby weryfikacja i audyt dotyczące zarządzania skupiały się na wynikach, a nie na rzeczywistych kosztach poniesionych w operacjach. Dlatego władze, w tym audytorzy Komisji, nie będą sprawdzać rzeczywistych kosztów poniesionych w ramach kategorii wydatku obliczonego według stawki zryczałtowanej, zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. b), c) i e) rozporządzenia w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 lit. c) rozporządzenia instytucja zarządzająca zapewnia, by beneficjent otrzymał dokument zawierający warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym szczegółowe wymagania dotyczące produktów lub usług, które mają być dostarczone. Dokument ten musi określać wymagania dla działań, które mają zostać pokryte odpowiednimi kwotami ryczałtowymi.

Instytucja zarządzająca weryfikuje, czy współfinansowane z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym produkty i usługi zostały dostarczone (art. 32 ust. 4 lit. a)):

- Art. 26 ust. 2 lit. b) ma zastosowanie, jeżeli pomoc materialna została zakupiona przez organ publiczny i dostarczona do siedziby organu publicznego przez wykonawcę: organ publiczny jest wtedy uprawniony do odzyskania kosztów w zryczałtowanej wysokości 1% za magazynowanie i transport wsparcia do organizacji partnerskich. Dokumenty potwierdzające transport i w razie konieczności magazynowania wsparcia przez organ publiczny na potrzeby organizacji partnerskich zostaną poddane kontroli.

- Kontrole wynikające z art. 26 ust. 2 lit. c) obejmują obowiązki organizacji partnerskich określone w dokumencie definiującym warunki wsparcia, które wchodzą w zakres stawki zryczałtowanej. Obejmuje to kontrolę transportu na wszystkich poziomach łańcucha dystrybucji do organizacji partnerskich zajmujących się dystrybucją (tych, które są w bezpośrednim kontakcie z odbiorcami końcowymi). Inne zobowiązania organizacji partnerskich wynikające ze stawki zryczałtowanej (tj. stosowanie mechanizmu identyfikacji najbardziej potrzebujących, wymogi dotyczące upubliczniania) także zostaną poddane kontroli.

- Rozporządzenie w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym nie określa w sposób wyczerpujący rodzajów środków towarzyszących kwalifikujących się do wsparcia, ponieważ oczekuje się, że państwa członkowskie określą je w oparciu o potrzeby grupy docelowej.

Dlatego zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. e) dokumenty niezbędne do kontroli realizacji środków towarzyszących będą zależały od rodzajów środków przewidzianych w dokumencie określającym warunki wsparcia. Ważne jest, aby dokument ten jasno określał, jakie działania organizacje partnerskie odpowiedzialne za dystrybucję muszą podjąć w ramach kwoty udostępnionej na ten cel. Organizacje muszą wykazać, że środki towarzyszące zostały zrealizowane dla grupy docelowej.

Kontrole dokładnych kwot kwalifikujących się do zwrotu w zryczałtowanej wysokości będą obejmować kontrolę kategorii kosztów kwalifikowalnych, do których stosowany jest ryczałt - poniesiony i uregulowany wydatek na zakup wsparcia określonego w art. 26 ust. 2 lit. a). Stawka zryczałtowana będzie kontrolowana tylko w celu sprawdzenia, czy kwota została prawidłowo obliczona.   

W kontekście art. 30 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012, w jaki sposób wydatek poniesiony w ramach wartości zryczałtowanych powinien zostać rozliczony? Czy regionalne organizacje partnerskie oraz lokalne organizacje partnerskie powinny przeprowadzić procedurę rozpoznania rynku?

System stawki zryczałtowanej nie zwalnia z obowiązku ścisłego przestrzegania wszystkich odpowiednich przepisów UE i krajowych. Stosowanie takich procedur jak prowadzenie rozpoznania rynku nie będzie natomiast sprawdzane w celu określenia kwalifikowalności wydatku w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.