Prowadzenie dokumentacji przez organizacje partnerskie
Wzór skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej stanowi załącznik nr 5 do Wytycznych IZ dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach PO PŻ 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebujących w Podprogramie 2016.
Załącznik nr 7 stanowi wzór oświadczenia osoby ubiegającej się o pomoc żywnościową w przypadku osób zakwalifikowanych i wykazanych na liście przekazanej przez OPS do organizacji partnerskiej, wobec czego na równi z zał. 5 stanowi podstawę kwalifikowania osób do Programu,
Skierowanie wystawiane dla osoby najbardziej potrzebującej przez ośrodek pomocy społecznej powinno być sporządzone na wzorach obowiązujących w danym Podprogramie. W przypadku gdy skierowania zostały wystawione na wzorze obowiązującym w Podprogramie 2015 (np. dla dużej liczby osób potrzebujących, przez co ponowne ich wydanie wiązałoby się ze znacznym obciążaniem administracyjnym dla ośrodka pomocy społecznej) w opinii IZ mogą one stanowić podstawę kwalifikowania osób potrzebujących. W tym kontekście należy jednakże zweryfikować, czy wystawione skierowania zawierają wszystkie niezbędne dane wymagane w obecnie obowiązujących wzorach (w tym określenie, że "pomoc przyznaje się na Podprogram 2016" - termin obowiązywania dokumentu wpisany „od…..do 30 czerwca 2017 r.” można w tej sytuacji traktować jako równoznaczny z zapisem „…. na Podprogram 2016),
Zmiany we wzorach dokumentów, wynikające m.in. ze zmian w Wytycznych IZ, nie powinny generować dodatkowych obciążeń dla podmiotów realizujących Program, np. podwyższenie kryterium dochodowego do 200% w miejsce dotychczas obowiązującego 150% kryterium nie wymaga aktualizacji dotychczas wydanych skierowań.
W zakresie sposobu prowadzenia ewidencji wydania paczek żywnościowych osobom najbardziej potrzebującym, tj. załącznika nr 2 do Wytycznych IZ: zgodnie z treścią Wytycznych dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczących działań realizowanych w ramach PO PŻ 2014-2020 w Podprogramie 2016, pkt. 9.1.10, organizacja partnerska lokalna zobowiązana jest do „prowadzenia dokumentacji potwierdzającej wydawanie artykułów spożywczych w formie paczek żywnościowych, zawierającej co najmniej informacje określone w załączniku nr 2 do Wytycznych, z uwzględnieniem wymagań dotyczących składu paczek żywnościowych, o których mowa w cz. II. pkt 13. niniejszych Wytycznych, w ujęciu miesięcznym”. Zgodnie z literalnym brzmieniem przywołanego zapisu, istotna z punktu widzenia oceny prawidłowości sporządzanej dokumentacji jest jej zawartość, a nie forma.
Sporządzanie i prowadzenie ewidencji wydania artykułów spożywczych i ewidencji magazynowej
W odniesieniu do załącznika nr 2 do Wytycznych IZ, który dotyczy ewidencji wydania paczek dla poszczególnych osób najbardziej potrzebujących w całym Podprogramie 2016, uzasadnionym jest do dotychczas stosowanych wzorów ewidencji dopisać kolumny z nowymi artykułami spożywczymi (nie ma potrzeby przepisywania dotychczasowych ewidencji dla osób potrzebujących, dla których była ona już wcześniej prowadzona).
Natomiast zbiorcza ewidencja magazynowa, tj. załącznik nr 4 do Wytycznych IZ prowadzona jest w ujęciu miesięcznym, zatem od lutego 2017 r. powinna uwzględniać szynkę wieprzową mieloną i pasztet wieprzowy tak, aby zapewnić zgodność informacji w ww. dokumentach z Wytycznymi IZ.
