Nabór ofert na usługę organizacji i obsługi konferencji w Szczytnikach (woj. wielkopolskie) w dn. 30 maja 2016 r.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) w ramach procedury rozeznania rynku zaprasza do składania ofert na usługę organizacji i obsługi jednodniowej konferencji na ok. 150 osób dotyczącej działań Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (PO WER) wdrażanych przez Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w MRPiPS, która odbędzie się w Szczytnikach (woj. wielkopolskie) w dniu 30.05.2016 r.

Zamówienie obejmuje:

• opracowanie, skład i publikację trzech artykułów na temat konferencji w lokalnej prasie (po jednym artykule w trzech lokalnych tygodnikach) w terminie do 30 dni po konferencji,
• druk i wysyłkę zaproszeń na konferencję w oparciu o listę adresatów przekazaną przez Zamawiającego,
• rekrutację uczestników konferencji,
• wykonanie i dostarczenie roll-up’ów i ścianki prezentacyjnej zgodnie z SOPZ w oparciu o projekty graficzne przekazane przez Zamawiającego,
• zapewnienie sprzętu audiowizualnego,
• przygotowanie sali, w której będzie się odbywać konferencja,
• zapewnienie personelu do obsługi,
• zapewnienie cateringu (wraz ze stołami na catering i stolikami konferencyjnymi, przy których będzie można zjeść posiłek) wraz z obsługą,
• dostarczenie materiałów konferencyjnych i elementów wyposażenia miejsca konferencji opisanych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Tamka 3) po konferencji,
• zapewnienie dokumentacji zdjęciowej z konferencji - min. 100 zdjęć z konferencji (format: 20×30, dokładny rozmiar w cm: 20,3×30,5; rozdzielczość: 2409×3012 pikseli) i przekazanie tych materiałów Zamawiającemu na nośniku USB lub CD.

Wymagania obligatoryjne w zakresie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia:

• wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na organizacji i obsłudze wydarzeń informacyjno-promocyjnych, tj. konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum, przy czym organizacja obejmowała łącznie co najmniej:
  a) zapewnienie obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia,
  b) świadczenie usług cateringowych dla uczestników.

Do formularza ofertowego należy załączyć referencje/protokoły odbioru/oświadczenia potwierdzające należyte wykonanie wszystkich usług wykazanych w ofercie.

• Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, realizował lub brał udział w projektach/kampaniach społecznych skierowanych do społeczności lokalnych na terenie woj. wielkopolskiego.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz Formularz Ofertowy i Wykaz usług niezbędnych do potwierdzenia doświadczenia Wykonawcy zostały zamieszczone w plikach do pobrania pod niniejszą wiadomością.

Oferty należy przesyłać do 17 maja 2016 r. w wersji elektronicznej na adres mailowy: .

Usługa zostanie sfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pliki do pobrania

SOPZ - rozeznanie rynku  (190.2 KB)

Zał. nr 1 - Formularz ofertowy  (127 KB)

Zał. nr 2 - Wykaz usług  (134.5 KB)